Сколько хранится декларация в реестре после окончания?

Что происходит с декларацией после окончания срока

Единый реестр деклараций о соответствии ведёт Росаккредитация (ФСА). Когда срок действия декларации истекает, запись из реестра не исчезает и не переносится в закрытый архив — меняется только статус. Любой желающий по-прежнему может найти её на публичном портале реестра по номеру, наименованию продукции или ИНН заявителя. Это принципиально для рынка: история декларирования компании прозрачна на годы назад, и покупатель всегда может проверить, чем сопровождались прошлогодние партии, — как это делается, показано в статье о проверке декларации в реестре ФСА.

Статусы записи в реестре

Важное различие: партия, отгруженная в период действия декларации, остаётся легальной и после того, как срок истёк, — соответствие подтверждалось на момент выпуска в обращение. А вот отгрузка новой партии по истёкшей декларации — нарушение.

Сколько декларант обязан хранить документы

Закон «О техническом регулировании» (184-ФЗ) требует хранить декларацию и доказательственные материалы — протоколы испытаний, схемы, договоры — в течение десяти лет со дня окончания срока её действия, если технический регламент не устанавливает иное. Профильные техрегламенты ЕАЭС, включая ТР ТС 021/2011 и ТР ТС 015/2011, оперируют тем же десятилетним горизонтом. Практически это означает: протоколы испытаний нельзя выбрасывать вместе с истёкшей декларацией — именно их запросит надзор или суд при споре о старой партии.

Как найти старую декларацию

На портале реестра задайте в поиске номер декларации (формат ЕАЭС N RU Д-…), ИНН или название заявителя и снимите фильтр по действующим статусам — система покажет и прекращённые записи с датами регистрации и окончания. Если декларацию оформляли вы сами через личный кабинет, все ваши записи видны в сервисе Росаккредитации — как устроена подача, разобрано в статье о декларировании через Госуслуги.

Декларации и сертификаты: сроки хранения не путать

Требование о десятилетнем хранении относится к декларированию, где ответственность целиком лежит на заявителе. По сертификации соответствия логика похожая, но комплект документов формирует и хранит также орган по сертификации, а записи о сертификатах ведутся в отдельном реестре ФСА. Для агропродукции массовый инструмент — именно декларация: на зерно по ТР ТС 015/2011, на пищевую продукцию по ТР ТС 021/2011. Если у вашей продукции несколько документов разных лет, заведите простую таблицу: номер, срок действия, дата, до которой хранить доказательственные материалы, — это снимает панику при любом запросе надзора.

Наконец, реестр — это источник данных не только для надзора. Сервисы мониторинга агрорынка строят на нём аналитику: в Агро Радаре раздел «Декларации» показывает регистрации по компаниям и видам продукции — данные из официальных баз, обновляются каждую минуту. По динамике деклараций видно, кто в регионе реально производит и выводит продукцию в оборот, а кто существует только на бумаге.

Зачем бизнесу архив деклараций

• Претензии и суды по старым партиям — декларация и протоколы доказывают, что продукция выпускалась легально;
• проверка контрагента — история деклараций поставщика показывает, давно ли и на что он реально декларирует продукцию, это часть методики из статьи о проверке контрагента в АПК;
• переоформление — новая декларация оформляется по той же схеме быстрее, когда прежние материалы под рукой; выбор схемы — в статье о схемах декларирования 1д–7д;
• аудит покупателя — сети и экспортёры запрашивают документы за прошлые периоды при заключении долгосрочных контрактов.