Товарная накладная и УПД при продаже зерна: образцы

ТОРГ-12 или УПД: что выбрать

Товарная накладная (традиционно — форма ТОРГ-12) подтверждает передачу товара, счёт-фактура — основание для НДС. УПД объединяет обе функции в одном документе: форма рекомендована письмом ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. С момента вступления в силу закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ унифицированные формы не обязательны: организация вправе использовать и ТОРГ-12, и УПД, закрепив выбор в учётной политике.

На практике агротрейдеры и переработчики массово перешли на УПД: меньше бумаг и меньше расхождений при сверке.

Статус УПД: 1 или 2

В левом верхнем углу УПД указывается статус. Статус 1 — документ заменяет и накладную, и счёт-фактуру: вариант для продавцов на общем режиме с НДС. Статус 2 — только передаточный документ без функции счёта-фактуры: подходит хозяйствам на ЕСХН с освобождением от НДС и другим неплательщикам. Если продавец освобождён от НДС, счёт-фактуру он выставлять не обязан — УПД со статусом 2 закрывает сделку. Какая ставка действует на зерно у плательщиков, разобрано в статье об НДС 10% на агропродукцию.

Обязательные реквизиты при продаже зерна

• Наименование культуры с классом и годом урожая — так, как в договоре и спецификации;
• единица измерения и количество — обычно в килограммах или тоннах; если расчёт идёт по зачётному весу, порядок пересчёта должен быть в договоре — как элеватор пересчитывает партию, см. в статье о зачётном весе;
• цена, стоимость, ставка и сумма НДС (для статуса 1);
• реквизиты договора и данные грузоотправителя/грузополучателя — при отгрузке через элеватор они не совпадают с продавцом и покупателем;
• подписи лиц, отпустивших и принявших груз, с основаниями полномочий (доверенность).

Базовые условия сделки должны совпадать с договором купли-продажи зерна: расхождение «документ — договор» — типовая причина споров.

Если количество или цена изменились после приёмки

Недостача, пересчёт по влажности и сорности, скидка по качеству — обычная история для зерна. Задним числом накладную не переделывают: оформляется корректировочный документ — как это работает, разобрано в статье о корректировочном УПД. Расхождения при приёмке фиксируйте актом — образец в статье об акте расхождения.

Связка с СДИЗ и транспортными документами

УПД закрывает гражданско-правовую сторону сделки, но не заменяет отраслевые документы. При реализации зерна продавец оформляет СДИЗ во ФГИС «Зерно», покупатель гасит его при приёмке. Перевозку сопровождает транспортная накладная; при переходе на электронный документооборот это ЭТрН. Данные во всех трёх контурах — УПД, СДИЗ, накладная — должны сходиться по массе, культуре и контрагентам: расхождения всплывают при проверках и блокируют цепочку дальнейших продаж.

Частые ошибки

• Статус 1 у продавца без НДС — покупатель получает «пустой» счёт-фактурный блок и вопросы от налоговой;
• масса в УПД по отвесу продавца, а в СДИЗ — по приёмке: документы «разъезжаются»;
• нет доверенности у водителя или приёмщика, подписавшего документ;
• культура указана «зерно» без класса и года урожая;
• забыт корректировочный документ после пересчёта по качеству.